📈Flujos de trabajo
Ver, configurar y administrar la automatización de flujos de trabajo
Llegar aquí
A este módulo sólo pueden acceder los Propietarios y Gestores.
A este módulo se accede desde el menú de navegación lateral en la opción de menú Flujos de trabajo.
El módulo de flujos de trabajo es un constructor visual de flujos de trabajo utilizado para automatizar procesos. Los flujos de trabajo pueden incorporar elementos como los datos de los contactos para construir la automatización como la mensajería automática, la auto-asignación y más. Un flujo de trabajo consiste en un activador y uno o más pasos.
Modulo de flujos de trabajo
Utilice el botón 🔍 en la parte superior del módulo de flujos de trabajo para encontrar rápidamente un flujo de trabajo
La página principal del módulo de flujos de trabajo es una página de listado. Proporciona una visión general de los flujos de trabajo en su espacio de trabajo.
A continuación se muestran las acciones que se pueden realizar en los flujos de trabajo:
Crear un nuevo flujo
Crear un nuevo flujo de trabajo a partir de una plantilla
Guardar un flujo
Publicación de un flujo
Detener un flujo
Edición de un flujo
Exportación e un flujo
Importación de un flujo
Creación de un nuevo flujo de trabajo
Para crear un flujo de trabajo:
Navegue a la pagina principal de Flujos de trabajo
Haga clic en Agregar flujo de trabajo
Asigne un nombre al flujo de trabajo
Haz clic en crear
Una vez creado el flujo de trabajo, se abrirá en el Constructor de flujos de trabajo. Comience a construir el flujo de trabajo seleccionando un activador.
Limitación
Máximo 100 flujos de trabajo por espacio de trabajo.
Creación de un nuevo flujo de trabajo a partir de una plantilla seleccionada
Para crear un flujo de trabajo a partir de una lista de plantillas:
Navegue hasta la página principal de los flujos de trabajo
Haga clic en la flecha desplegable junto al botón AÑADIR FLUJO DE TRABAJO
Seleccione Examinar plantillas
Elija una de las plantillas y haga clic en el botón Usar plantilla
Se creará el flujo de trabajo preconstruido. Actualice los pasos resaltados en rojo para guardar o publicar el flujo de trabajo.
Guardar un flujo de trabajo
Un flujo de trabajo puede guardarse haciendo clic en el botón GUARDAR de la barra superior del constructor de flujos de trabajo.
Los errores de configuración de los pasos deben ser resueltos antes de poder guardar un flujo de trabajo.
Resolución de errores de flujo de trabajo
Si un paso del flujo de trabajo está configurado incorrectamente, aparecerá el signo ⚠ en la barra superior. Pase el ratón por encima del icono para ver qué Pasos tienen errores de configuración. Haga clic en el Paso en la lista desplegable para identificarlo en el Generador de flujos de trabajo y abrir sus ajustes en el cajón de configuración.
Publicación de un flujo de trabajo
Para iniciar un flujo de trabajo, es necesario publicarlo. Un flujo de trabajo puede publicarse desde dos lugares:
En el menú Acciones de la página del listado de flujos de trabajo
Con el botón Publicar dentro del Workflow Builder.
Una vez publicado el flujo de trabajo, se ejecutará. Los contactos que cumplan los criterios de activación entrarán en el flujo de trabajo. Para editar un flujo de trabajo publicado, debe detener el flujo de trabajo.
Detener un flujo de trabajo
Cuando se detiene un flujo de trabajo, todos los contactos inscritos serán expulsados inmediatamente. No se volverán a inscribir en el flujo de trabajo cuando se vuelva a publicar.
Un flujo de trabajo puede detenerse desde dos lugares:
En el menú Acciones de la página del listado de flujos de trabajo
Con el botón STOP dentro del Workflow Builder.
Una vez que se detiene un flujo de trabajo, se puede editar.
Edición de un flujo de trabajo
Un flujo de trabajo sólo puede editarse cuando está detenido.
La edición se realiza en el Constructor de flujos de trabajo. En el menú Acciones de la página del listado de flujos de trabajo, haga clic en Abrir en el Generador. Una vez dentro del Constructor de flujos de trabajo, puede editar el flujo de trabajo.
Exportación de un flujo de trabajo
Para exportar un flujo de trabajo, abra el menú Acciones y haga clic en el botón Exportar flujo de trabajo
El flujo de trabajo se descargará como un archivo JSON.
A continuación, puede importarse a otro espacio de trabajo u organización.
Importación de un flujo de trabajo
Para importar un flujo de trabajo, vaya a la página principal del flujo de trabajo. Haga clic en la flecha desplegable junto al botón AÑADIR FLUJO DE TRABAJO y seleccione Importar flujo de trabajo.
Haga clic en Examinar archivo para seleccionar su flujo de trabajo y haga clic en el botón IMPORTAR.
Para importar su flujo de trabajo con éxito, por favor asegúrese:
El archivo está en formato JSON
Todos los valores del archivo JSON están correctamente listados y formateados
El archivo no puede superar los 400 KB
El archivo no puede contener más de 100 pasos de flujo de trabajo
Al importar, los valores de un Paso de Flujo de Trabajo se eliminarán si no coinciden con los datos disponibles en su Espacio de Trabajo. Por ejemplo, si un paso de flujo de trabajo contiene datos como canales, ID de usuario o equipos que no están en el área de trabajo, estos valores se eliminarán.
Listado de módulos de flujos de trabajo
Columnas de flujo de trabajo
Cada flujo de trabajo tendrá la siguiente información asociada en sus columnas.
Estado de flujo de trabajo
El estado del flujo de trabajo se utiliza para determinar si el flujo de trabajo se está ejecutando actualmente. Hay tres estados posibles:
Borrador: Un flujo de trabajo que nunca se ha publicado
Publicado: Un flujo de trabajo que está implementado actualmente
Detenido: Un flujo de trabajo previamente publicado que ha sido detenido
Otras columnas
Cada flujo de trabajo tiene columnas adicionales detalladas a continuación.
Menú de Acciones
La última columna de la fila Flujos de trabajo contiene el menú Acciones. Aquí se pueden realizar las siguientes acciones:
Generador de flujos de trabajo
Para abrir el Constructor de flujos de trabajo, es necesario crear un flujo de trabajo o editar un flujo de trabajo. El Constructor de Flujos de Trabajo es un editor visual donde se pueden añadir, eliminar y configurar Pasos. Consta de cuatro secciones principales:
Barra superior
Herramienta de asistencia
Lienzo
Cajón de configuración
La barra superior
La barra superior se usa para administrar elementos clave del flujo de trabajo, como su nombre, descripción, errores en la configuración y el estado de los pasos. Los elementos de la barra superior son los siguientes.
Herramientas de asistencia
Las herramientas de asistencia están diseñadas para ayudarle a navegar por el Lienzo. Incluye 5 herramientas:
Acercarse
Disminuir el zoom
Volver al 100% zoom
Deshacer
Rehacer
Lienzo
El lienzo es la interfaz de arrastrar y soltar que proporciona una visión general del flujo de trabajo. Permite al usuario observar la lógica y la secuencia del recorrido de un Contacto durante un evento. Aquí se llevan a cabo acciones como construir nuevos Pasos, arrastrar o soltar Pasos y conectar Pasos.
Cajón de configuración
Para configurar un Trigger o Step, haga el clic en el bloque Trigger o Step para abrir su cajón de configuración. Las acciones posibles en el cajón de configuración incluyen:
Edite el nombre del paso
Defina la acción del evento disparador o Paso
Preguntas frecuentes
¿Qué pasara con mis contactos si detengo el flujo de trabajo publicado?
Si se detiene un flujo de trabajo, todos los contactos inscritos serán expulsados inmediatamente del flujo de trabajo. No se volverán a inscribir en el flujo de trabajo si se vuelve a publicar.
¿Porque mi flujo de trabajo finalizó antes de completarse?
Un flujo de trabajo puede terminar prematuramente por las siguientes razones:
El flujo de trabajo se ha detenido. Si se detiene un flujo de trabajo, todos los contactos inscritos serán expulsados inmediatamente del flujo de trabajo.
El Contacto cayó en la Rama de Fallas y no hubo viaje continuo. Los contactos pueden caer bajo una Rama de Fallo si proporcionan respuestas inválidas o no cumplen con las condiciones especificadas. Si no hay pasos configurados en la rama de fallo, el flujo de trabajo terminará. Es aconsejable configurar los pasos bajo la Rama de Fallo para que los Contactos puedan continuar su viaje si caen aquí.
Hacer una pregunta - Tiempo de espera. El paso de Preguntar tiene un período de tiempo de espera por defecto de 7 días. Si los contactos no responden dentro del periodo de tiempo definido o por defecto, el flujo de trabajo terminará. Es aconsejable crear una rama de tiempo de espera y añadir pasos para que los contactos continúen su viaje en el caso de un tiempo de espera. Lea más sobre el Paso de Pregunta aquí.
Asignar a - Tiempo de espera. El paso Asignar a tiene un período de tiempo de espera por defecto de 7 días. Si no se puede encontrar un asignado que cumpla con la lógica de asignación dentro del período de tiempo de espera definido o por defecto, el flujo de trabajo terminará. Es aconsejable crear una rama de tiempo de espera y añadir pasos para que los contactos continúen su viaje en caso de que se agote el tiempo de espera. Lea más sobre el Paso Asignar a aquí.
Condición de la rama - Else. Los contactos que no cumplan con las condiciones requeridas de una rama caerán bajo la rama Else. Si no se configuran pasos en esta rama, el flujo de trabajo terminará. Es aconsejable configurar Pasos bajo la rama Otro para que los Contactos puedan continuar su viaje si caen aquí. Lea más sobre los pasos de la rama aquí.
Enviar un mensaje - Fallo. Si un mensaje no se envía por cualquier motivo (por ejemplo, si se cierra la ventana de mensajería o hay problemas de conexión a la red), el contacto saldrá del flujo de trabajo.
Si cierro manualmente una conversación en curso con un contacto inscrito en la plataforma, ¿terminará el flujo de trabajo?
No, el flujo de trabajo continuará aunque la conversación se cierre manualmente en la plataforma. El flujo de trabajo sólo terminará si la conversación se cierra en el módulo de flujos de trabajo.
¿Puede un contacto volver a entrar en el mismo flujo de trabajo en el que está inscrito actualmente?
Un contacto no puede volver a entrar en un flujo de trabajo en el que está inscrito. El contacto tiene que salir del flujo de trabajo y cumplir los criterios del evento desencadenante de nuevo para repetir o volver a entrar en un flujo de trabajo.
¿Qué pasa si un contacto activa más de un flujo de trabajo al mismo tiempo?
Ambos flujos de trabajo se ejecutarán simultáneamente.
¿Por qué el campo de contacto no guarda las respuestas en el paso de hacer una pregunta?
Las respuestas no válidas, como las que tienen un formato incorrecto, no se pueden guardar. Especifique claramente un formato de respuesta al formular una pregunta para evitar esta situación. Consulte aquí el formato correcto de cada tipo de respuesta.
He actualizado el valor de un campo de contacto, pero se sigue aplicando el valor antiguo. Por qué Workflows no aplica el valor actualizado?
Toda la información de los contactos se almacenará en la caché durante tres (3) minutos una vez que se active el flujo de trabajo para permitir un acceso más rápido a los datos. Si un campo de contacto se actualiza manualmente o mediante programación mientras el contacto está todavía en un recorrido de flujo de trabajo, la información tardará hasta tres (3) minutos en reflejarse en el flujo de trabajo. Hasta entonces, se mostrará el valor anterior.
Si añado un paso de Pregunta después de que se haya cerrado una conversación (por ejemplo, paso de Cerrar conversación o activador de Conversación cerrada), ¿se reabrirá la conversación si el Contacto responde?
No, un contacto no reabrirá la conversación al responder al paso "Hacer una pregunta".
¿Qué ocurre si no hay nadie en un equipo de Asignar a?
El Contacto no será asignado y pasará al siguiente Paso. Si no hay ningún paso siguiente, el flujo de trabajo terminará.
¿Por qué la respuesta del contacto no se guarda en el campo del contacto que he seleccionado?
Puede ser porque el Campo de Contacto elegido en la configuración de Guardar Respuesta no coincide con el Tipo de Pregunta. Asegúrese de seleccionar el campo de contacto correcto para el tipo de pregunta cuando guarde una respuesta. Por ejemplo, si el tipo de pregunta es una fecha, la respuesta no puede guardarse como un campo de contacto diferente, como la dirección de correo electrónico o el número de teléfono.
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